To są takie dni, kiedy ciężko się ze mną skontaktować, ale myślę, żeby wrócić w poniedziałek z nowymi siłami do pracy i żeby być produktywną i żeby ta praca moja była efektowna, to po prostu muszę mieć takie dwa dni kiedy pozwalam sobie na całkowite odprężenie. Także od pewnego czasu uznałam, że weekendy to jest taki czas, kiedy po prostu nie ma mnie w pracy, kiedy ja odpoczywam, kiedy jestem dla swoich przyjaciół, dla rodziny albo dla samej siebie. Więc ten odpoczynek w weekend to też jest czas organizacji kolejnego tygodnia, to też mieści się w całym schemacie, podczas którego w poniedziałek jestem gotowa na nowe wyzwania.
Natomiast planowanie tygodnia pracy rozpoczynam w niedzielę wieczorem, czyli wtedy, kiedy odpoczęłam, zresetowałam głowę, wyspałam się, to wtedy siadam z kalendarzem czy planerem, bo ja zazwyczaj tak planuję swój tydzień pracy z papierowym planerem i długopisem w ręku i zaczynam planowanie kolejnego tygodnia. Najpierw wypisuje sobie wszystkich aktualnych i nowych klientów, czyli listę wszystkich osób, nad którymi pracuję, które pojawiły się niedawno, albo które wiem, że pojawią się w nadchodzącym tygodniu i każdą z tych osób jeszcze bardziej rozpisuję na drobne zadania. Czyli jeśli mam pana Kowalskiego, to rozpisuję wszystkie zadania do tego projektu, jakie mam do wykonania w nadchodzącym tygodniu i będzie to, na przykład, przygotowanie trzech koncepcji układu funkcjonalnego lub przygotowanie kosztorysu albo przygotowanie wizualizacji łazienki, czyli tego konkretnego klienta rozpisuje na drobne zadania. To są czasem takie zadania, które zajmą mi cały dzień, ale staram się je rozpisać możliwie jak najdokładniej, żebym wiedziała co mam faktycznie do wykonania, nie tylko hasło pan Kowalski, ale również co pod tym klientem czy co pod tym projektem się kryje. I kiedy wypisze sobie te wszystkie zadania na nadchodzący tydzień, to zaczynam nadawać im priorytet, czyli staram się wyłuszczyć z tej kumulacji zadań te, które są najpilniejsze, te które są najważniejsze, które wymagają mojej natychmiastowej interwencji i te idą na pierwszy ogień. To znaczy wtedy przypisuję do tych początkowych dni tygodnia je w pierwszej kolejności. Czyli w poniedziałek ląduje zadanie, które wymaga natychmiastowej mojej reakcji, pojechania na budowę, spotkania się z klientem w sklepie, ewentualnie przygotowanie jakiegoś projektu, który jest już bardzo pilny i tak powoli zaczynam ustawiać sobie cały tydzień.
Zaczynam od tych zadań najpilniejszych i im później, tym te zadania nie mają już takiego dużego priorytetu, ale wymagają właśnie wykonania w tym tygodniu, a nie za dwa tygodnie. Staram się przypisywać jedno, maksymalnie dwa duże zadania dziennie. To znaczy wiem, że wizualizacja salonu zajmie mi cały dzień, wiec tego samego dnia nie dołożę sobie już kolejnego zadania, pod tytułem wizualizacja łazienki lub zrobienie kosztorysu, bo to są dwa duże zadania, na które po prostu już nie starczyłoby mi czasu w ciągu dnia. Więc staram się umieścić taką ilość, która będzie faktycznie możliwa do wykonania w ośmiogodzinnym trybie pracy. To, czy ja będę pracować 8 godzin czy 12 czy 15 to już inna para kaloszy, ale staram się tak selekcjonować te zadania, żeby one nie zajęły mi więcej niż 8 godzin podczas mojego dnia pracy.
Kiedy już założę takie globalne duże zadanie na konkretny dzień, to jeśli widzę, że mam jakiś bufor czasu, to znaczy planuje, że to zadanie zajmie nie 8 a 6 i jeszcze ewentualnie mam ten nadmiar czasu do wykorzystania, to dopycham sobie innymi zadaniami, czyli odpisanie na ofertę współpracy, którą dostałam od jakiejś firmy, powiedzmy, czy od redakcji. Spotkanie się ewentualnie w jakiejś krótkiej sprawie, bo takie wyjazdy na spotkania zajmują mi akurat dużo czasu. Więc staram się kiedy wiem, że mam jedno duże zadanie do wykonania to staram się nie upychać dodatkowo tego czasu spotkaniami, ale jeśli wiem, że zajmie mi to chwilę, krótka, piętnastominutowa kontrola, co tam się dzieje, czy wszystko w porządku, to jeszcze ewentualnie mogę sobie taki dzień dopełnić wizytą na budowie. Jeśli tego samego dnia mam spotkanie to niestety jest tak, że mi te spotkania zajmują dużo czasu. Same dojazdy na te spotkania zajmują mi sporo czasu, bo ja mieszkam pod Warszawą i każdy, kto mieszka w dużym mieście, to wie jak to wygląda w ciągu tygodnia, że ten dojazd do centrum, a tam mam większość spotkań, zajmuje mi czasem 45 minut, czasem godzinę. Powrót to jest zazwyczaj drugie tyle, a czasem i więcej. Samo spotkanie trwa przynajmniej godzinę. Więc dla mnie spotkanie się z jedną osobą to są 3-4 godziny z mojego dnia pracy, więc teoretycznie połowa. Będzie wymagało to dużo czasu, godzinę, dwóch, to wiem, że to jest taki czas, kiedy ja już za dużo nie popracuje w domu czy w biurze, bo tego czasu zostanie mi tak niewiele, że bez sensu będzie mi rozpoczynać jakieś duże zadanie. Staram się takie dni wykorzystać maksymalnie na umówienie wszystkich spotkań, albo przynajmniej na skumulowanie ich w ciągu dnia. Wtedy kiedy wyjadę z domu lub z biura na jedne spotkanie, to dojechanie na kolejne to już nie jest dla mnie godziną, tylko powiedzmy 20, 15 minut i to się już toczy się o wiele szybciej. Więc staram się umawiać spotkania na jeden dzień, maksymalnie dwa dni w ciągu tygodnia.
Wtedy kiedy mam spotkania 2, 3 razy w tygodniu, to ten tydzień jest dla mnie mało produktywny. Spędzam czas na tych spotkaniach, które oczywiście dotyczą mojej pracy, są spotkaniami zawodowymi, a nie prywatnymi. Więc one też jakoś wnoszą coś do mojej pracy, też dają mi dodatkową informację czy są tematem mojej później pracy, ale jeśli chodzi o taką czystą pracę nad projektem, to tego czasu pozostaje mi już w ciągu tygodnia po prostu niewiele. Staram się w związku z tym tak umawiać spotkania, żeby one kumulowały się w ciągu jednego , maksymalnie dwóch dni roboczych. Tych spotkań mam coraz więcej, coraz więcej mam spotkań z inwestorami, coraz więcej mam spotkań związanymi z innymi gałęziami mojej działalności dotyczącymi nagrywania filmów, nagrywania podcastów, nagrywania jakichś kampanii reklamowych czy chociażby spotkań o współpracę. Teraz staram się w ogóle nie spotykać w tematach współpracy. Niestety jest tak, że ja nie jestem w stanie zobaczyć i porozmawiać ze wszystkimi i to też trzeba przyznać szczerze, że pewnych rzeczy nie jestem w stanie zrobić, bo to odbije się kosztem mojego czasu wolnego lub czasu spędzonego z rodziną. Więc staram się już nie spotykać z osobami, które chcą mi pokazać swój produkt, które chcą mi przedstawić swoją ofertę, sklepu, salonu, wyposażenia wnętrz. Niestety nie jestem już w stanie tego udźwignąć czasowo, to mi zajmuje za dużo czasu, to szalenie nie wpływa na moją pracę, w żaden sposób nie zmienia mojej efektywności (tylko na gorszą), więc wszelkie oferty związane z produktami, ze współpracą, z producentami czy dystrybutorami, odbieram drogą mailową. Wtedy, kiedy jest mi to potrzebne w moim projekcie, to do tego wracam. Natomiast na ten moment nie spotykam się z osobami, które chcą mi opowiedzieć o swoim produkcie, chyba że jest to produkt tak rewelacyjny, tak innowacyjny, że sama jestem zainteresowana szczegółami jego używania. Ale w sprawie baterii, umywalek, płytek, podłóg, takich spotkań już nie odbywam. Jeśli chodzi o spotkania, to staram się, żeby nie trwały dłużej niż 1.5-2 godziny. Po 2 godzinach spotkania wiem, że już się do niczego nie nadaję. Mój umysł jest tak zmęczony na konieczności skupienia się na spotkaniu, że dalszy czas jest po prostu bez sensu. Jestem w stanie rozmawiać efektywnie przez godzinę, przez dwie i opowiadać o koncepcjach projektowych, opowiadać o materiałach wykończeniowych. Późniejsza rozmowa ze mną nie ma sensu, bo automatycznie się wyłączam. Więc staram się te spotkania kumulować w czasie godziny, dwóch, dać z sienie możliwie jak najwięcej, przekazać możliwie jak najwięcej informacji, zakończyć spotkanie na pewnym etapie i wrócić do tej rozmowy za jakiś cza. Powiedzmy za tydzień odbyć takie kolejne spotkanie i wiem, że będzie ono o wiele skuteczniejsze, da na pewno i mi i odbiorcy więcej informacji, niż gdybyśmy jeżeli ciągiem kontynuować to jedno spotkanie.
Wróćmy teraz do zadań i dzielenia ich na dni tygodnia. Jeśli mi się uda (bo nie zawsze tak jest) zrealizować wszystkie zaplanowane działania, to zaczynam poniedziałek z czystą kartką. Zaczynam of tego, że w niedzielę wieczorem siadam i planuję kolejny tydzień. Te zadania, które zostały wykonane, pozostają w przeszłości. Ale czasem są takie sytuacje, że nie uda się zrealizować wszystkiego, co się zaplanowało na tydzień. Mogą się wydarzyć różne rzeczy. Może się rozchorować dziecko, mogą wyskoczyć inne naglące tematy, którymi musicie zająć się natychmiast i zaplanowane rzeczy odłożyć na później. Ja w takich sytuacjach, kiedy nie uda mi się zrealizować wszystkich zadań w bieżącym tygodniu, to przenoszę je na pierwszy dzień w nowym tygodniu. Nie siadam do nich w sobotę, nie robię ich w niedzielę, bo, jak wspomniałam na początku, ten czas przeznaczam na odpoczynek. Jeśli mam ciężki tydzień i z jakichś powodów nie uda mi się zrealizować zadań, które zaplanowałam sobie na początku tygodnia, to jest duża szansa, że jestem bardzo, bardzo zmęczona. Teraz podejmowanie się pracy w sobotę czy w niedzielę mija się z celem, bo będę wykonywać to zadanie dwa razy dłużej, niż zrobię to po dobrym restrcie w poniedziałek. Także nie napinam się, jeśli nie udało mi się wykonać któregoś z tych zadań, które zaplanowałam, to trudno, nie jestem w stanie zrobić wszystkiego. Widocznie nastąpiła taka sytuacja w trakcie mojego tygodnia, że musiałam moje plany czy zadania odłożyć na później. Musiałam zająć się czymś innym. Staram się nie pracować dłużej niż 8-10 godzin dziennie. Mój dzień pracy wygląda w ten sposób, że siadam do pracy o pewnej godzinie. Zawsze staram się zaczynać pracę równo o 9, czyli odwożę syna do przedszkola i wracam do domu lub do biura. Wszystkie takie rzeczy jak zaparzenie sobie herbaty czy zjedzenie śniadania, staram się ogarnąć wcześniej, tak, żeby o 9 usiąść i realnie rozpocząć dzień pracy. Pracuję do godzin 16, potem odbiera syna z przedszkola i do godziny 20 spędzamy ten czas razem. To czas na zabawę, na różne aktywności, załatwienie jakichś spraw prywatnych i o godzinie 20, kiedy on idzie spać, ja albo wracam do pracy, do tego co zaplanowałam sobie na ten dzień, albo po prostu odpoczywam. Jeśli nie uda mi się czegoś zrealizować w ciągu tygodnia, to wszystkie zadania automatycznie przenoszę na poniedziałek.
Wspomniałam, że pracuję albo w biurze albo w domu. Te dwa miejsca są kompletnie niezależne, wybieram sobie dni, kiedy pracuję w biurze i kiedy pracuję w domu. W biurze pracuję od niedawna, raptem od miesiąca. Wynajęłam biuro po to, aby mieć możliwość przeniesienia pracy z domu do zupełnie innego miejsca. To też wiązało się z tym, że mam dodatkową osobę do pomocy, którą przyuczam do zawodu, ale chciałam oddzielić tę pracę od życia domowego. Jednak komputer, który jest w domu i do którego mam stały dostęp, sprawia, że w tych wolnych chwilach, wieczorem na przykład, kusi mnie, żeby odpisać jeszcze na jakieś maile, żeby dokończyć projekt, żeby chociażby nastawić rendery. Postanowiłam wynająć biuro. To nie jest jakaś super lokalizacja ani super miejsce, ani biuro na wypasie, po prostu pokój biurowy, w którym mogę pomieścić swoje rzeczy, w którym mogę się spotkać z drugim architektem i porozmawiać na temat projektów, ustalić zadania na nadchodzący tydzień, poinstruować co jest do wykonania i sprawdzić tą pracę. Także to jest takie nasze miejsce spotkań, ustalanie harmonogramu zadań.
Ta praca w domu różni się od pracy z biurze, dlatego że zawsze coś jest jeszcze do zrobienia: pranie, prasowanie, sprzątanie, wstawienie rzeczy do zmywarki. Ja, kiedy zaczęłam pracować w domu, niestety dużą część dnia pracy traciłam na porządki domowe. Wtedy był czas na to. Wszyscy wyszli z domu, dom był pusty, dom był tylko dla mnie, mogłam sobie wszystko na spokojnie ogarnąć, posprzątać, poprać, poprasować, czasem się też polenić. Przyznam szczerze, że ta sofa czy łóżko, które stoi w domu na co dzień, po prostu bardzo kusi i kiedy miałam gorsze dni, korzystałam z tego, zaległam na godzinę czy dwie z książką na kanapie. Nie trudno się domyślić, że to kompletnie rozkładało mój dzień, sprawiało, że po tych 8 godzinach, które spędzałam sama, nie miałam nic zrobionego z pracy zawodowej, ta praca nie ruszyła do przodu. Po pewnym czasie zaczęłam się nad tym zastanawiać, obserwować te schematy, które powtarzałam, które wytrącały mnie z rytmu pracy i zaczęłam stosować pewne zasady, którymi chciałam się z Wami podzielić. Przede wszystkim, zmieniłam swoje nastawienie do pracy. Uznałam, ze między godziną 9 a 16 jestem w pracy, nie ma mnie w domu. Oczywiście ciałem jestem, ale nastawiam się na tryb pracy. Zapominam o tym, że mam do ugotowania obiad, że mam do wstawienia brudne naczynia do zmywarki, że mam do zrobienia jeszcze tysiąc innych drobnych rzeczy. Ja w tej chwili byłam w pracy. Wszystkie inne rzeczy, akceptowałam, ze one są, ale przestawałam zwracać na nie uwagę do tego, ze nie sprzątałam nawet zabawek, które były porozrzucane po mieszkaniu, miałam swój pokój, w którym mogłam się zamknąć i zająć pracą. Ważne była, aby w obrębie tego pokoju był porządek, co nie zawsze było możliwe, bo ten pokój służył do suszenia prania, więc czasami to pranie obok wisiało i mnie denerwowało czy rozpraszało, ale po pewnym czasie przestałam na nie zwracać uwagę. Przyjmowałam, ze to element dekoracyjny tego pokoju. Więc nastawiałam się, że od godziny 9 do godziny 16 jestem w pracy, wszystkie inne rzeczy muszą poczekać do mojego powrotu do domu. Oczywiście tak w przenośni to mówię, bo cały czas w domu byłam, ale po godzinie 16.30, kiedy wróciłam z synkiem z przedszkola, wtedy zaczynałam zajmować się bieżącymi sprawami, czyli gotowałam nam obiad, robiłam drobne porządki, wszystkie grubsze porządki zostawiałam sobie na weekend, ale ogarniałam tę przestrzeń życiową i zajmowałam się opieką i zabawą z moim synem. Wtedy wracałam do domu, zostawiała , moją pracę, komputer był wyłączony, telefon był wyciszony, temat pracy na tamte godziny mnie nie dotyczył, tak samo jak nie dotyczył mnie temat domu, kiedy byłam w pracy, kiedy pracowałam.
Wspomniałam Wam wcześniej, że staram się zaczynam pracę o pewnej godzinie i przyzwyczaiłam się do takiego rytmu pracy w domu. Czyli, kiedy odstawiłam syna do przedszkola, miałam mniej więcej pół godziny na to… takiego rozruchu, żeby zrobić herbatę, ogarnąć pokój do pracy, wywietrzyć dom, żeby mi się przyjemniej pracowało, wyciszyć telefon, skupić się tylko na tym, co mam aktualnie do zrobienia. Wtedy godzina 9 siadałam do pracy. Ta pewna godzina sprawiała, że było mi łatwiej rozpocząć ten dzień pracy, czyli patrzyłam na zegarek, jest za 5 dziewiąta, mam jeszcze 5 minut na przygotowanie herbaty, kanapek, punkt 9 siadam do pracy. Co by się nie działo, waliło, paliło, punkt 9 zaczynałam pracę. Było mi łatwiej wystartować rano niż wtedy, gdybym nie miała tej godziny ustalonej. Powiedziałabym, a to jeszcze 5 minut popatrzę na telefon, wejdę na pudelka, popatrzę na dzień dobry TVN i ten czas by się po prostu przedłużał. Byłaby 9.15, 9.30, a ja ciągle znajdowałabym sobie jeszcze coś do zrobienia, a tak ten rygor godziny 9 sprawiał, ze rzucałam wszystkie inne rzeczy i zaczynałam pracę.
W czasie dnia pracy starałam się nie tracić go na tracenie czasu w internecie, na przegadywanie przez telefon tego czasu ze znajomymi czy z rodziną. Blokowałam sobie wszystkie rozpraszacze. Doszłam do takiego momentu, w którym nie mam ustawionych w telefonie żadnych powiadomień. Telefon leży sobie obok mnie, jest wyciszony, ma tylko ustawione wibracje, natomiast na monitorze telefonu nie pojawiają się żadne powiadomienia na temat Facebooka, na temat poczty, na temat Instagrama i wszystkich innych aplikacji, które mogłyby moją uwagę rozpraszać. Wtedy, kiedy mam przerwę, wtedy, kiedy mogę sobie pozwolić na przejrzenie plotek czy poczty, to musze świadomie włączyć przeglądarkę w komputerze lub w komórce i mogę się na taką aplikację zalogować. Ale w czasie pracy, te wszystkie powiadomienia, oprócz smsów i nadchodzących telefonów, się nie pojawiają. Mam też ustawiony taki filtr na osoby, które do mnie dzwonią, ustawione dzwonienie telefonu, kiedy dzwoni ktoś bliski do mnie, ktoś z mojej rodziny, bo to zazwyczaj oznacza ważną wiadomość. Moi bliscy wiedzą, że ja w trakcie pracy staram się tych telefonów nie odbierać i dzwonią do mnie, kiedy jest coś faktycznie ważnego do przekazania. Wszystkie inne telefony związane z załatwianiem spraw zawodowych, przekładam sobie na taką krótką przerwę, którą mam po każdych 25 minutach pracy, ponieważ pracuję w systemie Comodoro. Kiedyś pisałam o tym systemie, on polega na tym, że pracuje się intensywnie 25 minut, zajmuje konkretnym zadaniem, później mam 5 minut przerwy, żeby oddzwonić, żeby wstać, poruszać się, przewietrzyć pokój. Później jest znowu 25 minut pracy, 5 minut przerwy, kolejne 25 minut pracy i jedna 15 lub 20-minutowa przerwa. To jest czas, kiedy mogę spojrzeć na pocztę, przejrzeć Facebooka, poczytać głupoty w internecie, oderwać się od pracy i zresetować swój umysł. W trzymaniu tego reżimu 25 minut pomaga mi aplikacja na telefon Focus keeper. Są też inne aplikacje, wystarczy, że wpiszecie sobie pomodoro time i tych aplikacji znajdziecie dużo. Mi ten Focus keeper pomaga, bo wydaje takie fajne dźwięki zegara. Mi ten dźwięk bardzo pomaga się skupić. Wiem, że niektórych denerwuje. Moja przyjaciółka korzysta z tej aplikacji i ją ten dźwięk denerwuje, ale jest jeszcze dużo innych aplikacji, które pomogą Wam tak pracować. Mi ten Focus keeper pomaga, ja z niego korzystam nałogowo, codziennie i widzę, że po tych 25 minutach faktycznie ta praca w wymiarze, który zaplanowałam, jest wykonana.
Staram się blokować sobie przeglądarkę w internecie i wszystkie strony, które mogą mnie rozkojarzyć w czasie mojej pracy. Jeszcze pod koniec podcastu będę opowiadać o aplikacjach i narzędziach, z których korzystam i które pomagają mi najbardziej efektywnie pracować w ciągu dnia. To, co powiedziałam wcześniej: wyciszam telefon, wyłączam powiadomienia, blokuję social media. Wszystkie powiadomienia z Facebooka, z massengera w tym czasie do mnie nie dochodzą, mam możliwość spojrzeć na nie dopiero, kiedy mam tą krótką albo tą długą przerwę. Zawsze staram się w ciągu dnia znaleźć jedną dłuższą przerwę na obiad. To ma miejsce zwykle tak po godzinie 12, czyli po moich 3 intensywnych godzinach pracy. Robię sobie taką dłuższą przerwę, półgodzinną, czterdziestopięciominutową, wtedy przygotowuje sobie i swojej rodzinie obiad. Zazwyczaj mam przygotowany ten obiad wcześniej, więc albo go sobie podgrzewam albo sobie na szybko coś dorobię, jakąś sałatkę, i to jest ten czas, kiedy mogę usiąść, zjeść obiad, poczytać książkę, obejrzeć telewizję, podzwonić po rodzinie, po znajomych. To jest czas dla mnie. Jedna dłuższa przerwa w czasie 8 czy 6 godzin pracy, w zależności od tego jak mój dzień wygląda, ale zawsze staram się znaleźć ten czas na obiad, bo z pustym żołądkiem niestety jest mi ciężko pracować. Od razu jestem rozdrażniona, rozkojarzona, nic mi nie idzie, więc staram się znaleźć czas, żeby zawsze zjeść pełnowartościowy, ciepły posiłek.
Zawsze staram się zakończyć dzień wtedy, kiedy przynajmniej to jedno duże zadanie, które w ciągu dnia miałam zaplanowane, jest skończone. Może być tak, że skończę je do godziny 16, a może być tak, że będę musiała wrócić, dokończyć je po godzinie 20, ale zawsze staram się zasypiać z przekonaniem, że zadanie, które zaplanowałam, jest wykonane. Niestety jest tak, że nie zawsze uda mi się to zrobić, bo czasem pojawią się jakieś naglące sprawy, którymi muszę nagle się zająć i zostawić to, co aktualnie robiłam. Ale zawsze staram się, aby to jedno duże zadanie, które miałam zaplanowane na ten dzień po prostu wykonać. To, czego nie udało mi się zrobić z jakichś powodów, przenoszę automatycznie na kolejny dzień, ale ze świadomością, że będę musiała się bardziej spiąć, wykonać to zadanie jeszcze szybciej, ponieważ na kolejny dzień mam przewidziane jakieś kolejne czynności do wykonania. Staram się tak organizować pracę, szczególnie tę projektową, kiedy wykonuję wizualizacje, aby wszystkie rendery nastawiać na noc. W taki sposób, żeby mi one nie zamulały programu, żeby mi nie zamulały komputera w czasie mojego dnia pracy, bo wtedy wykonanie innych zadań będzie trudne, a czasem nawet niemożliwe. Jeśli przygotowuję wizualizację łazienki, jeśli przygotowuję wizualizację salonu w ciągu dnia, to wszystkie widoki i rendery nastawiam sobie na noc. Wtedy komputer działa przez 8 godzin i wiem, że rano te rendery są wykonane. Wtedy szybko o 9 wysyłam je klientom i rano mają już możliwość zobaczenia efektów mojej pracy z poprzedniego dnia u siebie na komputerze.
Tak zazwyczaj wygląda mój dzień w domu. W biurze różni się tym, że zazwyczaj oprócz mnie jest jeszcze jedna osoba, czasem dwie w biurze i to jest czas trochę luźniejszy, dlatego, że zawsze trochę sobie pogadamy, poplotkujemy, wymienimy się jakimiś informacjami, więc nie jest to tak produktywne jak w domu, kiedy jestem sama. Wiadomo, zawsze kawka, herbatka, ciasteczko, ale to też jest fajne. Nie dajmy się zwariować. Nie musimy być tacy mega skupieni przez cały tydzień naszej pracy. Czas na odpoczynek i na pogaduszki z koleżankami też jest ważny. Staram się, żeby to nie trwało długo, bo one też pracują, więc nie chcemy zajmować sobie wzajemnie czasu pracy, ale jest mi niezwykle miło przyjść do biura, pogadać z nimi, spotkać się z drugim architektem, zapytać co tam u niego, trochę ponarzekać, trochę się pośmiać i wtedy ruszyć z tymi zadaniami. Mój start pracy jest wtedy po prostu dłuższy. Nie zaczynam o 9, tylko o 9:30 i ustalamy sobie, że koniec pogaduszek, bierzemy się do roboty. Czas w biurze to jest taki czas, który poświęcam na delegowanie zadań czy instruowanie drugiej dziewczyny do tego, co ma zrobić w najbliższym dniu czy w najbliższych dniach. Muszę przewidzieć, że wtedy, kiedy jestem w biurze, muszę mieć pewien zapas czasu, żeby te zadania przekazać, wyjaśnić, wytłumaczyć, sprawdzić to, co do tej pory zostało wykonane, nanieść korekty czy pomóc rozwiązać jakieś problemy. Muszę przyjąć, że jest to jedno z zadań w ciągu mojego dnia pracy do wykonania. Muszę znaleźć na to czas. Tak naprawdę wszystkie pozostałe kwestie, jeśli chodzi o mój dzień pracy w biurze, nie różnią się jakoś znacząco od tego czasu, kiedy pracuję w domu. Może tym, że czasem zdarza mi się pracować ze słuchawkami w uszach. Słucham sobie wtedy jakiejś muzyki pomagającej się skupić albo mam taką fajną aplikację, dzięki której słucham szumu kawiarni. Nie wiem jak Was, ale mnie taki dźwięk kawiarni, rozmów, szurania krzeseł, zawsze odpręża. Ja w kawiarniach zawsze lubię pracować i mam taką aplikację, którą do tego wykorzystuję, która ma wgrane jakieś dźwięki z kawiarni. W notatkach do podcastu podam Wam linka do tej aplikacji, może Wam też pomoże w pracy. Czasem też słucham odgłosów deszczu i burzy. Nie wiem czy to normalne, czy też tak macie, czy nie, ale mnie te odgłosy burzy i deszczu też zawsze pomagają się skupić.
Jeśli chodzi jeszcze o dzień pracy, to na koniec dnia zawsze robię takie podsumowanie tego, co udało mi się zrobić, odhaczam zadania, które wykonałam i przenoszę na kolejny dzień te zadania, których nie udało mi się wykonać. Jest jeszcze jedna ważna rzecz, którą robię po każdym dniu i w niedzielę wieczorem, kiedy planuję poniedziałek. Sprawdzam, co będzie mnie czekało w nadchodzącym dniu, jakie zadania mam do wykonania, jakie spotkania będę musiała odbyć, czy będę musiała jechać na jakąś inwentaryzację, czy podpisać jakąś umowę. Wtedy, kiedy są jakieś zadania, które wymagają ode mnie jakiegoś dodatkowego działania, np. przygotowania umowy czy jej wydrukowania, przygotowanie się do inwentaryzacji, wydrukowanie planu, projektu, to zawsze to robię dzień wcześniej. Tak, żeby następnego dnia być już na to gotowym. Żeby nie musieć tracić na to czasu. Staram się przygotować również na nadchodzący dzień, na to, co mnie czeka, tak, że gdyby się okazało, że nagle moje plany kolejnego dnia się rozsypały i szybko musze podjąć jakieś działanie, to wiem, że te pozostałe rzeczy są przygotowane, czekają na mnie. Wystarczy chwycić teczkę z przygotowaną umową i wybiec z domu, załatwiać jakieś inne palące problemy czy gasić jakiś pożar.
Chciałabym Wam jeszcze powiedzieć coś o aplikacjach i programach, które ułatwiają mi pracę. Wspomniałam Wam już o focus keeper, to jest taka aplikacja, która odmierza czas 25 minut intensywnej pracy i potem daje nam znać, że jest 5 minut, żeby odpocząć, zrelaksować się, zamknąć oczy, przewietrzyć pokój czy chociażby złapać gryz kanapki, czy przeczytać maile. Focus keeper naprawdę mi się przydaje. Nałogowo codziennie z niego korzystam i widzę, że dzięki niemu moja praca naprawdę jest skuteczna, naprawdę udaje mi się zrealizować te wszystkie projekty, zadania, które miałam na ten dzień wyznaczony.
Korzystam z planera papierowego. Jestem trochę wapniakiem, jeśli chodzi o innowacyjność i o jakieś nowe gadżety. Najłatwiej jest mi planować moje zadania na papierze. Na dużej kartce A3 rozpisuję sobie plan miesięczny, tego co mam w miesiącu do wykonania i ten planer miesięczny zawsze wisi gdzieś w okolicy biurka na ścianie czy na tablicy, tak abym miała możliwość kontrolować to. Natomiast na co dzień mamy taki planer papierowy. Jestem straszną maniaczką planerów. Wszystkie planery, które są dostępne w Empiku czy w jakichś innych księgarniach, nałogowo kupuję. Mam tego całe mnóstwo. Oczywiście czystych, niezapisanych, czekających na swoją kolej, ale uwielbiam planery. Ktoś, kto chce mi sprawić jakiś miły prezent, może śmiało celować w planery, bo wie, że to jest prezent, który mi się zawsze sposoba. Uwielbiam mądre planery, fajnie napisane, z rozróżnieniem nie tylko na dni tygodnia, ale również na jakieś poboczne zadania czy nawet na listę zakupów do wykonania, czy jadłospis miesięczny, czy dzienny. Naprawdę jestem straszną maniaczką takich kalendarzy. Także korzystam z planera papierowego, który noszę ze sobą wszędzie, zawsze i na wakacje, i na wyjazdy, i w święta. Mam ten planer zawsze przy sobie, ponieważ on mi służy nie tylko do zapisywania moich zadań dziennych, ale również do notowania jakichś moich myśli, notatek na temat funkcjonowania firmy, pisania dla Was tematów na bloga czy nagrywania nawet tego podcastu. Mam wszystko zapisane w swoim planerze, który uzupełniałam cyklicznie jak tylko coś mi się przypomniało. Także planer papierowy i notes to jest coś, co zawsze noszę przy sobie i jest moim kompletnym niezbędnikiem. Ale oczywiście dla osób, które korzystają z bardziej nowoczesnych technik robienia notatek, mogę polecić aplikację Evernote, to jest taka bardzo znana aplikacja. Myślę, że większość osób ją kojarzy. Bardzo fajna aplikacja na komputer i na telefon, która pozwoli Wam zbierać notatki, jakieś zapiski luźne, pisać nawet duże teksty, więc nie tylko jakaś krótka myśl, ale również przygotowanie jakiegoś dłuższego maila, który będziecie mieli w planie kiedyś wysłać. Posiada również możliwość dyktowania. Nawet w języku polskim wychodzi jej to całkiem nieźle. Nie mam dużego doświadczenia, bo z aplikacji Evernote nie korzystam na co dzień, ale wiem, że udaje się dyktować po polsku i ona całkiem nieźle sobie z tym radzi. To, co jest fajne w Evernote, to można również robić notatki na zdjęciach, na projektach. Kiedy chcecie zaznaczyć coś ważnego i przesłać to innej osobie, to ona również daje takie możliwości.
To, z czego korzystam jeszcze na co dzień w pracy, a co pozwala mi się skupić na niej, to są takie aplikacje, które blokują mi niepożądane strony. Niepożądane w sensie odwracania uwagi, czyli Facebook, pudelek, gazeta.pl, czy jakieś inne strony, na które wchodzę czasem z nudów, a czasem dlatego, że chcę się oderwać od pracy i okazuje się, że spędzam na nich pół godziny czy 45 minut i to mnie kompletnie wytrąca z równowagi. Jest taka aplikacja [liczblok], będzie w notatkach do podcastu, to jest taki dodatek do firefoxa, które blokuje strony na wybrany czas. Czyli możemy sobie ustawić, że przez 25 minut, czyli wtedy, kiedy pracujemy intensywnie, czy przez godzinę, nie będziemy mieli możliwości wchodzić na strony, które rozpraszają naszą uwagę. Dla osób, które korzystają z maca, to jest aplikacja selfcontrol, a dla osób, które nie potrzebują w swojej pracy Internetu, a nie potrafią się tak skontrolować, żeby nie wchodzić na różne strony i nie tracić tam czasu, jest jeszcze aplikacja freedom, która całkowicie blokuje dostęp do sieci aż do momentu restartu komputera. Czyli nie mamy wtedy dostępu ani do poczty, ani do przeglądarki. Ja czasem tego Internetu potrzebuję, kiedy robię wizualizacje, ściągam jakieś modele 3D, więc nie mogę sobie całkowicie tego Internetu odciąć, ale wtedy, kiedy piszę dla Was post do bloga i wtedy, kiedy potrzebuję 100% skupienia, to mogłabym z takiej aplikacji korzystać. Potrafię wprowadzić sobie ten rygor nieprzeglądania stron, więc ja z tej aplikacji freedom tak często nie korzystam, ale może komuś z Was, kto ma taki problem z Internetem, ta aplikacja akurat się przyda.
To, co ja jeszcze robię pracując na komputerze, to wyłączam powiadomienia skrzynki pocztowej, czyli te powiadomienia o nowym mailu nie docierają do mnie do momentu aż nie uruchomię poczty, bo to sprawiało, że pisząc tekst na bloga, robiąc projekt, czy zajmując się jakimś innym ważnym zadaniem, widziałam powiadomienie o nadchodzącym mailu i to sprawiało, że automatycznie klikałam na tą nową wiadomość. Zaczynałam ją czytać, czasem zaczynałam na nią od razu odpisywać i to sprawiało, że zadanie, które robiłam do tej pory, szło w odstawkę. Później ciężko było mi wrócić do tego rytmu pracy. Szczególnie wtedy, kiedy zaczynałam pisać jakiś post i byłam w rytmie pisania jakiegoś tekstu na bloga, to później wrócić do tej chwili było mi bardzo, bardzo ciężko.
Jeszcze o samej poczcie chciałabym Wam opowiedzieć, bo mam pewien sposób na taką higienę pracy z pocztą, że tak powiem. Zawsze staram się kończyć dzień z pustą skrzynką pocztową. Do mnie w ciągu dnia przychodzi mnóstwo maili, podejrzewam, że tak jak do każdego, kto prowadzi jakiś projekt czy swój biznes. Tych maili w ciągu dnia jest bardzo dużo, potrafię skutecznie ten dzień pracy rozłożyć. Z doświadczenia wiem, że nie ma takich maili, na które muszę odpowiedzieć od razu, w tej chwili. Pracuję w niewielkiej grupie, nie mam nad sobą szefa, nie mam nad sobą osób, które wymagałyby ode mnie natychmiastowej odpowiedzi na swoje maile. Oczywiście mam klientów, którzy piszą do mnie z jakimś zapytaniem, ale myślę, że nawet oni rozumieją, że nie odpisuję w ciągu 5 minut. Staram się znaleźć w ciągu dnia takie 2-3 godziny, kiedy zajmuję się tylko pocztą. W zależności od tego, jak dużo tych maili dostanę danego dnia, zawsze staram się w ciągu całego dnia pracy znaleźć godzinę, kiedy odpisuję na wszystkie maile. I robię to albo z samego rana, kiedy rozpoczynam swój dzień pracy. Siadam i patrzę, jakie maile do mnie dotarły przez noc lub od ostatniego razu, kiedy sprawdzałam pocztę i odpisuję na maile mniej więcej pod koniec dnia pracy, czyli u mnie mniej więcej tak koło godziny 15. Wtedy odpisuję na maile, które zeszły do mnie jeszcze z całego dnia. Staram się kończyć dzień z zerową ilością maili, które nie zostały przeze mnie przejrzane. Czyli patrzę, co do mnie dotarło, czytam wiadomości, które do mnie dotarły, od razu kasuję te, na które nie odpowiem. Są to zazwyczaj jakieś newslettery czy reklamy, więc one automatycznie trafiają u mnie do kosza. Chyba, że jest to naprawdę fajny newsletter, ale staram się ze wszystkich newsletterów, których nie czytam, wypisywać. Przeglądam to, co do mnie dotarło i jeśli są maile, które wymagają odpisania na nie, a zajmie mi to mniej niż 2-3 minuty, to odpisuję na nie od razu. Czyli zazwyczaj są to jakieś wiadomości od Was z podziękowaniami, które bardzo lubię, za to, że prowadzę bloga i z krótkim pytaniem, na które wiem, że jestem w stanie szybko odpisać, to odpisuję od razu. Jeśli dostanę jakiegoś maila od czytelnika, który prosi mnie o jakąś poradę w prowadzeniu firmy czy w postępowaniu z klientem, czy w postępowaniu z architektem, bo takie maile też czasem do mnie trafiają, a wiem, że zajmie m to dłużej niż 10-15 minut, bo czasem są to bardzo skomplikowane sytuacje i muszę się nad tym skupić, pomyśleć, żeby doradzić Wam najlepiej, jak tylko mogę, to wtedy taki mail ląduje w skrzynce „na później”. Przerzucam ten mail, nie wyrzucam go, nie znikam, ale on znika z mojego pola widzenia, czyli przerzucam go na chwilę, kiedy będę miała więcej czasu, żeby na taki problem, czy na takie zapytanie odpisać. Tak filtruję wszystkie wiadomości, które do mnie docierają. Czyli jeśli coś zajmuje mi niewiele czasu, jeśli mogę na to odpisać szybko, to robię to od razu, natomiast jeśli są maile, które wymagają jakiegoś mojego dodatkowego działania, zadania dodatkowych pytań, skupienia się, pomyślenia, czy opisania problemu w bardziej rozbudowany sposób, to przerzucam je na skrzynkę pocztową do folderu „później” i zajmuję się tym w późniejszym terminie. To nie jest tak, że te maile znikają na zawsze albo nigdy do nich nie wracam, ale zazwyczaj mam w ciągu dnia, tygodnia taką dłuższą chwilę, 2-3 godziny, kiedy zajmuję się odpisywaniem tylko i wyłącznie na te maile. Chcę być uczciwa w stosunku do Was i odpisać na zapytania, które do mnie kierujecie, bo wiem, że to jest dla Was ważne, a z drugiej strony nie chcę zajmować się tym od razu, nie chcę rozbijać sobie dnia pracy, więc jeśli czekacie na odpowiedź ode mnie dłużej niż 2-3 dni, to nie dlatego, że ten mail gdzieś zaginął w czasoprzestrzeni, tylko dlatego, że czeka na to aż będę miała dłuższą chwilę, żeby się nim zająć, bo jest to dla mnie ważne. Wtedy, kiedy zasypiam z przekonaniem, że moja skrzynka pocztowa została przejrzana, przeczytana, kiedy odpisałam na maile, na które mogłam odpisać od razu, kiedy posegregowałam te maile na rzeczy, które mam do zrobienia potem, to mam taki spokój w sobie. Mam czyste sumienie, że nic nie zalega, nie wyświetla mi się na telefonie, że mam 15 nieodebranych wiadomości. To mnie zawsze ogromnie stresuje, staram się unikać takich sytuacji i zasypiać z przekonaniem, że wszystkie te maile trafiły albo do odbiorcy, albo zostały przekazane na późniejszy czas.
Jest jeszcze jedna fantastyczna aplikacja, tak naprawdę platforma, z której korzystam nałogowo, cały czas już od ponad roku w swojej pracy, która mnie naprawdę ratuje, bo to jest taki elektroniczny planer. Ale nie tylko planer, jest to również platforma do kontaktów z klientami. Mam na myśli taką platformę cudo.co. To jest naprawdę cudo, ja sobie nie wyobrażam mojej pracy bez tej platformy. Opisywałam ją na blogu i link do tego wpisu z bloga będziecie mieli w notatkach do tego podcastu, więc tam dokładnie opisuję na czym ta platforma polega. Jest to takie miejsce, które, po pierwsze, bardzo łatwo pozwala mi zapanować nad aktualnie prowadzonymi projektami. Każdy klient, każda osoba, której projekt prowadzę, ma na tej platformie osobny folder. W tym folderze zawsze umieszczam wszelkie projekty, wizualizacje, które są dedykowane do tego projektu. Rzeczy, które znajdują się na platformie można w bardzo łatwy sposób pobrać praktycznie z każdego miejsca, z komputera, z telefonu. Można komentować, dyskutować, także nie mam takiego problemu, że do mnie dochodzi 15 czy 20 maili dziennie odnośnie jakiegoś projektu. Mam to bardzo ładnie na tej platformie posegregowane, uporządkowane. Wtedy, kiedy chcę zająć się danym projektem, to loguję się do platformy i spoglądam, co tam na mnie czeka, co skomentował klient, na co mam mu odpowiedzieć i to jest porządek, który daje mi wewnętrzny spokój, bo jestem w stanie nad tym całym chaosem zapanować. Aktualnie prowadzę ponad 15 projektów, więc możecie sobie wyobrazić jak wiele tych informacji wymieniam dziennie z moimi klientami, z dystrybutorami, z hurtowniami czy z wykonawcami. A dzięki temu, że mam tę platformę i każdy z moich klientów ma swój własny login do tej platformy, każdy z wykonawców też ma swój login, każda z osób, która pracuje nad tym projektem ma swój własny login i niezależnie od siebie możemy się logować i dodawać informacje, sprawia, że jest mi bardzo łatwo zapanować nad tyloma wiadomościami, informacjami, które każdego dnia na temat danego projektu są wymieniane między nami. Nie ma takiego zagrożenia, że po pół roku pracy nad projektem, muszę znaleźć jakąś informację z początków naszych ustaleń i wertuję moją skrzynkę pocztową, czy wertuję mojego maila w poszukiwaniu tego, co mnie interesuje. Wiecie jak to jest z tymi mailami. Czasem jest tak, że w opisie tytułu piszemy, czego ta wiadomość dotyczy, a czasami jest tak, że przez pół roku odpisujemy na ten sam wątek na tysiąc innych spraw i to gdzieś tam ginie. Potem, żeby znaleźć informację na temat tego, na co klient ostatecznie się zdecydował, jest bardzo ciężko. To generuje dodatkowe błędy w projektach, to generuje jakieś niepotrzebne stresowe i konfliktowe sytuacje, a dzięki platformie cudo w łatwy sposób mogę sobie to znaleźć. Jest tam bardzo fajna wyszukiwarka wątków i mogę wpisać np. pralka i projekt Państwo Kowalscy i dzięki temu wyszukuję informacje, kiedy słowo pralka padło w naszych rozmowach i mam informacje na temat tego urządzenia czy modelu urządzenia, na który klient się zdecydował. Więc w łatwy sposób filtruję sobie te wiadomości, to działa o wiele lepiej niż moja skrzynka pocztowa i nigdy mi się nie zdarzyło, żebym musiała tej informacji szukać dłużej niż 5 minut. To były już informacje, które wymagały dużych filtrów, ale idzie to bardzo sprawnie.
Oprócz tego, że mamy możliwość dyskutowania na temat projektu czy wizualizacji, które pojawiają się na platformie, to ja również udostępniam tam ankietę dla klientów na początku naszej współpracy. Klienci mają możliwość odpowiedzenia na kilkadziesiąt pytań na temat swoich wymagań, oczekiwań i dzięki temu ta ankieta również jest dostępna na każdym etapie nasze współpracy. Mogę do niej wrócić, mogę do niej odesłać mojego klienta, kiedy on ma jakieś wątpliwości czy zostało to poprawnie wykonane, to tam te informacje cały czas istnieją. Nie ginie nic, każdy ma do tego dostęp i zawsze można to w łatwy sposób sprawdzić. Oprócz tego mogę dodawać wszelkiego rodzaju pliki typu exel, czyli kosztorysy, więc mogę pracować z klientem w temacie jego kosztorysu, jego budżetu. Też dyskutować, zmieniać ten plik, udostępniać, pobierać, więc jest to łatwe, gdy aktualizacji tego pliku jest kilka czy kilkanaście i wszystko układa się chronologicznie, jest to uporządkowane i ja oraz klienci mamy do tego stały dostęp. To, za co cenię sobie jeszcze platformę cudo.co jest to, że mogę tam przydzielać zadania sobie lub innym osobom, które pracują w ramach danego projektu i sprawdzać stopień ich wykonania. Czyli to jest taki mój planer, tylko interaktywny. Ten papierowy jest dla mnie zawsze oczywiście numerem jeden, ale wtedy, kiedy pracuję z innymi osobami i muszę im zaplanować jakieś zadania czy rozliczyć z wykonywania tych zadań, ta platforma daje mi taką możliwość, ponieważ mogę przydzielić daną osobę do konkretnego zadania, a ona takim suwaczkiem procentowym daje mi znać ile z tego zadania w danej chwili zostało wykonane. To też daje mi bardzo szybki obraz sytuacji, co zostało wykonane, ile zostało jeszcze do zrobienia, ile czasu jeszcze to zajmie, bez konieczności dzwonienia czy pytania tej osoby. To jest taka wymiana informacji „bezgłosowa”, to nam oszczędza dużo czasu.
To są tak naprawdę wszystkie narzędzia i aplikacje, z których ja na co dzień korzystam. Nie potrzebuję więcej. Ten focus keeper, planer papierowy czy platforma cudo.co, ograniczenia do witryn internetowych, ograniczenia do stron, które rozpraszają moją uwagę i kontrola nad moją pocztą mailową, to jest coś, co towarzyszy mi na co dzień. Pewnie z czasem będę testować różne aplikacje, pewnie będę testować różne rozwiązania, będę Wam na bieżąco dawać znać czy coś tu jeszcze się pojawiło. Na ten moment to są wszystkie aplikacje i narzędzia.
Podsumowując ten podcast, chciałabym Wam na szybko powiedzieć jak organizuję sobie tydzień pracy. Zaczynam od odpoczynku w weekend, całkowitego resetu i czasu dla rodziny i dla siebie. Rozpoczynam planowanie tygodnia pracy w niedzielę. Wypisuję wszystkich aktualnych i nowych klientów, rozpisuję zadanie, rozkładam na poszczególne zadania, określam priorytety. Dzielę tydzień na dzień pracy, przydzielam pojedyncze zadania do dni tygodnia. 1-2 duże zadania dziennie i kilka mniejszych. Jeśli tego samego dnia mam spotkanie, to przydzielam maksymalnie jedno duże zadanie lub kilka mniejszych. Realizuję wszystkie zadania albo przenoszę na kolejny dzień te, których nie wykonałam danego dnia. Jeśli jest to piątek, to wszystkie niewykonane zadania z tego tygodnia przenoszę automatycznie na poniedziałek. Staram się kumulować spotkania jednego dnia, aby zredukować stratę czasu. Wtedy, kiedy pracuję w domu, staram się nie myśleć, że jestem w domu, tylko w miejscu pracy. Rozpoczynam dzień pracy o stałej jednej godzinie. Wyciszam telefon, wyłączam powiadomienia pocztowe, wyłączam wszelkie powiadomienia aplikacji w telefonie. Pracuję w trybie pomodoro time, do czego służy mi aplikacja focus keeper. Robię jedną dłuższą przerwę na obiad, na relaks, na odpoczynek. Staram się zakończyć dzień ze wszystkimi zadaniami zrealizowanymi. Nastawiam rendery na noc, tak aby nie zamulać sobie komputera czy programu w czasie mojego dnia. Po zakończeniu pracy przeglądam zadania na następny dzień, pakuję się, przygotowuję sobie projekty i umowy, które będą mi potrzebne w kolejnym dniu. To są główne założenia mojego tygodnia pracy.
Dajcie znać w komentarzach do tego podcastu, jakie Wy macie sposoby na organizowanie tygodnia pracy. Może uda nam się wymienić tymi informacjami i wzajemnie z tego skorzystać. Przede wszystkim mam do Was prośbę o to, abyście powiedzieli czy taka forma komunikowania się z Wami odpowiada Wam. Czy dobrze Wam się słuchało tego podcastu, czy wynieśliście dla siebie jakieś cenne informacje. Mam nadzieję, że ta godzina dla Was była równie przyjemna, jak dla mnie. Dajcie mi koniecznie znać czy chcecie więcej takich podcastów, a tymczasem bardzo serdecznie Wam dziękuję. Cześć.
56 min
