WEBINAR z Wojtkiem Wawrzakiem: Czy istnieje idealna umowa na projekt z nadzorem?

W umowie mamy takie zapisy. Projekt składa się z następujących elementów, które odpowiadają jednocześnie etapom realizacji umowy. Jest to koncepcja projektowa, wizualizacja, projekt wykonawczy oraz dokumentacja techniczna. Koncepcję projektową rozumiemy jako propozycję 2-3 układów funkcjonalnych na początku każdego etapu projektowego. Potem są wizualizacje, po ich zaakceptowaniu wykonujecie projekt wykonawczy, a następnie jest przekazywana klientowi dokumentacja techniczna, która zawiera kosztorys, zestawienie i wykaz materiałów. Szczegóły dotyczące poszczególnych elementów projektu wraz ze standardami stanowiącymi podstawę do oceny należytego wykonania umowy przez wykonawcę opisane zostały w załączniku numer 1 do umowy. Projekt zostanie wykonany i przekazany zamawiającemu w ciągu, (i tutaj wstawiacie ilość tygodni, dni), od ustalenia wymagań projektowych z tym zastrzeżeniem, że wykonawca może przedłużyć ten termin w przypadkach wyraźnie określonych w umowie, jak również w sytuacjach niemożliwości dotrzymania terminu z uwagi na siłę wyższą, pandemię, epidemię, stan wyjątkowy lub inne nadzwyczajne okoliczności, takie jak na przykład ciężka choroba uniemożliwiająca pracę wykonawcy. 

Bardzo dużo osób popełnia nagminny błąd konstruując umowy, ściągając jakiś wzór z sieci. Paragraf 1 jest o tyle kluczowy, że im bardziej szczegółowo opiszemy to, co my zrobimy, tym łatwiej będzie nam w sytuacji ewentualnego sporu z klientem, który po wykonaniu usługi może nam powiedzieć, że to nie jest to, czego on oczekiwał. I to jest ściśle związane z tym załącznikiem, bo tam jest to precyzyjnie wyjaśnione. Jeżeli klient będzie miał jakieś roszczenia po wykonaniu umowy, to one będą się koncentrować na tym, że my ją nienależycie wykonaliśmy i będzie nam próbował udowodnić, że coś poszło nie tak. Aby odpierać te zarzuty, musimy być w stanie wykazać, że zrobiliśmy to, na co się umówiliśmy, a to wynika z paragrafu 1 umowy i z załącznika, który traktuje się jako integralną część umowy i zawsze należy pamiętać, aby załączniki podpisywać. Na końcu umowy podpisujemy się pełnym imieniem i nazwiskiem, bądź innym czytelnym podpisem, ale również pod załącznikami. Jeżeli chodzi o termin wykonania umowy, trzeba go określać bardzo elastycznie przez określony czas od wypracowania koncepcji i założeń projektowych, dodatkowo przewidujemy najróżniejsze okoliczności, kiedy ten termin może ulec przedłużeniu bez negatywnych konsekwencji, na przykład kiedy klient należycie nie współpracuje z nami, nie dosyła jakichś informacji, czy inne okoliczności (epidemia, choroba, śmierć osoby najbliższej). Wychodząc z założenia, że kierujemy się zasadą dobrej obsługi klienta, informujemy go o wszystkim, co się dzieje. 

Inny częsty problem to nieokreślona w umowie ilość spotkań, rozmów z klientem, wizyt w sklepie i wyjazdów na budowę. Czasem wystarczy raz pojechać na budowę, zrobić inwentaryzację, spotkać się raz z klientem w sklepie i to wszystko, resztę załatwiacie drogą elektroniczną. Natomiast są klienci, którzy nieustannie do Was dzwonią, proszą o spotkania i to jest zazwyczaj problem. W umowie znajduje się następujący zapis. W ramach wynagrodzenia wykonawca zobowiązuje się do: odbycia jednej wizyty w obiekcie mającej na celu inwentaryzację projektowanych pomieszczeń, o ile zamawiający zapewni taką możliwość, ponieważ czasem mieszkania są w trakcie budowy i nie ma możliwości zrobienia takiej inwentaryzacji. Następnie odbycia nie więcej niż, (i tutaj wpisujecie konkretną ilość spotkań), którą z klientem chcecie odbyć na terenie Waszego miasta, mających na celu omówienie poszczególnych elementów projektu, prezentację proponowanych produktów w sklepach oraz wybranie elementów wyposażenia, takich jak: płytki, drzwi, podłogi lub przekazanie projektu ekipie remontowej. Następną rzeczą jest zapewnienie zamawiającemu bieżących konsultacji telefonicznych, mailowych w wymiarze nieprzekraczającym łącznie, (i tutaj wpisujecie ilość godzin zegarowych), jeśli macie taką konieczność. Aby uchronić się przed trudnym klientem, warto sobie w umowie jasno sprecyzować nasze zobowiązania co do naszego udziału, zaangażowania, ilości spotkań, poświęconych godzin. W umowie jest również punkt mówiący o wynagrodzeniu za ponadnormatywne spotkania. Pojawiło się pytanie: czy można podpisać umowę na odległość? Można zawrzeć umowę elektronicznie przez skany, przez maile, przez różnego rodzaju aplikacje, natomiast nie dojdzie do skutecznego przeniesienia autorskich praw majątkowych na klienta. Pojawiło się też pytanie odnośnie ilości spotkań, czy jeśli one zostały określone w umowie, a w takiej ilości nie będą zrealizowane, czy należy się jakaś rekompensata. Jeżeli wpiszemy sobie, że nie więcej niż trzy, a odbędziemy jedno, to klient nie ma podstaw twierdzić, że nie została wykonana umowa, bo nie zostało nigdzie wskazane, że minimum trzy albo dokładnie trzy. 

Następny problem, to brak zaangażowania w projekt ze strony klienta, przedłużające się odpowiedzi na pytania, wizualizacje, projekty. Na pewno znacie to z autopsji, że klient Wam nie odpisuje, trzeba motywować klientów, żeby na bieżąco Wam reagowali, przypominać się, prosić o odpowiedzi, itd. Jest również taka konieczność pozyskania zgód na przebudowy ścian, rozbudowy domu, które są poza zakresem kompetencji projektanta. Rozwiązanie wynikające z umowy: zamawiający zobowiązuje się, że na wszelkie wiadomości ze strony wykonawcy będzie odpowiadał w ciągu, (i tutaj wpisujecie ilość dni). W razie przekroczenia tego terminu, wykonawca uprawniony będzie do przedłużenia terminu wykonania projektu. Czyli tym zapisem chronicie się, że jeśli zleceniodawca nie reaguje na Wasze prośby o to, żeby odpisać, zareagować na projekt, to nie może oczekiwać, że projekt będzie wykonany w terminie. Ponadto, w razie braku terminowej reakcji zamawiającego na określone propozycje, rozwiązania, pomysły wymagające jego akceptacji, wykonawca uprawniony jest poczytywać milczenie zamawiającego jako akceptację. Jeśli mimo wszystko, chcecie skończyć projekt w czasie, to możecie przyjąć, że jeśli zamawiający Was nie informuje, nie zgłasza żadnych uwag, możecie jego milczenie potraktować jako akceptację. Warto w trakcie podpisywania umowy zwrócić na to klientowi szczególną uwagę. Zamawiający zobowiązuje się pozyskać wszelkie pozwolenia lub zgody na prowadzenie prac remontowych lub budowlanych założonych w projekcie oraz, jeżeli wymaga tego projekt, skonsultować rozwiązania z architektem lub konstruktorem. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za zaniechanie powyższego zobowiązania przez zamawiającego i ewentualne szkody powstałe w jego wyniku. Dobrą praktyką już poza umową, jest przygotowanie dokumentu o komunikacji, bo tak naprawdę jest ona kluczowa i najważniejsza dla wykonania umowy. Im łatwiej na początku postawimy granice, tym łatwiej później będzie nam się odnaleźć. 

Kolejnym problemem są zmiany. Po przedstawieniu zamawiającemu przygotowanych materiałów, zamawiający może przekazać wykonawcy swoje uwagi, żądając wprowadzenia stosownych poprawek, z tym zastrzeżeniem, że poprawki możliwe są wyłącznie na etapie koncepcji projektowej oraz wizualizacji. Po zaakceptowaniu przez zamawiającego koncepcji projektowej oraz wizualizacji, wprowadzanie poprawek do projektu wykonawczego nie jest już możliwe, chyba że wyrazi na to zgodę wykonawca, która to zgoda może zostać uzależniona od zapłaty z góry dodatkowego wynagrodzenia. Zamawiającemu przysługuje prawo do zgłoszenia, (i tutaj wpisujecie dokładnie ilość serii poprawek), ja mam w umowie trzy serie. Jako jedną serię poprawek uznaje się listę uwag lub zastrzeżeń zebraną w ramach jednej wiadomości email. Każda kolejna seria poprawek rozliczana jest według stawki, (tutaj możecie wpisać, że na przykład dwieście złotych brutto) za każdą kolejną serię, z tym zastrzeżeniem, że dodatkowe wynagrodzenie musi być zapłacone z góry przez zamawiającego przed przystąpieniem przez wykonawcę do realizacji kolejnych poprawek. Zamawiający powinien przekazać wykonawcy swoje uwagi w ciągu, (tutaj wpisujecie ilość dni), od przedstawienia mu przygotowanych materiałów. Wykonawca uprawniony jest do uznania milczenia zamawiającego w terminie przeznaczonym na zgłaszanie poprawek jako akceptacji przedstawionych mu materiałów. W ciągu, (tu wpisujecie ilość dni roboczych), od przekazania wykonawcy uwag, wykonawca wprowadzi do przygotowanych materiałów stosowne poprawki i ponownie przedstawi je zamawiającemu. Po dokonaniu przez zamawiającego akceptacji całości projektu, wykonawca przystąpi do sporządzenia dokumentacji technicznej, która zostanie wykonana w terminie, (tutaj wpisujecie ilość dni roboczych), i zostanie przekazana zamawiającemu po uregulowaniu przez zamawiającego wynagrodzenia należnego wykonawcy. Przekazanie dokumentacji nastąpi w formie papierowej na żywo podczas spotkania lub w formie elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Po wykonaniu projektu i dokumentacji technicznej, zamawiający może zwracać się do wykonawcy o udzielenie dodatkowych informacji dotyczących projektu. Wykonawca może odmówić udzielenia takich informacji po upływie, (i wpisujecie na przykład pół roku, albo rok), od wykonania projektu. Dodatkowe informacje nie zakładają wprowadzenia jakichkolwiek poprawek do projektu. Zmiany i poprawki pojawiają się przy każdej pracy kreatywnej, w umowie przewidujemy takie najdalej idące zabezpieczenia dla tych, którzy lubią uczyć się na błędach innych. 

Jakie są obowiązki projektanta w trakcie nadzoru? Czy odpowiada za niedociągnięcia wykonawców i opóźnienia w dostawie? W umowie wyjaśniamy, czym jest nadzór. Nadzór autorski sprawowany przez wykonawcę obejmuje: koordynację ekip remontowo-budowlanych oraz montażowych; dokonywanie i nadzorowanie zamówień w imieniu i na rzecz zamawiającego, w tym zbieranie ofert cenowych od dostawców, przekazywanie ich klientowi, wysyłanie faktur do opłacenia oraz kwestie logistyczne związane z dostawami materiałów na budowę (umawianie terminów dostaw kurierów, z tym zastrzeżeniem, że wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za niedotrzymywanie ustalonych wcześniej terminów przez firmy przewozowe, transportowe lub logistyczne); kontrolę wykonywania prac zgodnie z projektem, w tym uzgadnianie możliwości wprowadzania rozwiązań zamiennych w stosunku do tych przewidzianych pierwotnie w projekcie. Wszystkie inne bardziej rozbudowane kwestie, jak na przykład płacenie za faktury klienta, to nie należy już do Waszych obowiązków w ramach nadzoru. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za jakość i wykonanie elementów montażowych, produktów podmiotów trzecich, takich jak: producenci armatury, kafli, podłóg, akcesoriów wykończeniowych, itp. Projektant nie ponosi odpowiedzialności za zaniechanie przez klienta uzyskania wszelkich pozwoleń lub zgód niezbędnych do przeprowadzenia prac mających na celu realizację projektu. Nadzór autorski ze strony wykonawcy możliwy jest wyłącznie w sytuacji, w której zamawiający korzysta z usług ekip remontowo-budowlanych wskazanych przez wykonawcę. W sytuacji, w której zamawiający zdecyduje się na skorzystanie z usług innych podmiotów, wykonawca może odstąpić od umowy w części dotyczącej nadzoru autorskiego w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o wyborze przez klienta innej ekipy remontowo-budowlanej. 

Jeśli chodzi o problemy z płatnościami, w umowie jest poniższy zapis. W ciągu 3 dni kalendarzowych od dnia zawarcia umowy, zamawiający przekaże wykonawcy opłatę wstępną w wysokości… Z przekazaniem opłaty wstępnej strony łączą skutki, o których mowa w art. 394 Kodeksu cywilnego. Przekazanie opłaty wstępnej jest warunkiem rozpoczęcia realizacji umowy. Opóźnienie w jej przekazaniu daje wykonawcy prawo do przedłużenia terminu wykonania projektu. Nie zaczynacie pracować, dopóki ta opłata nie pojawi się na Waszym koncie. Wynagrodzenie będzie płatne w następujących ratach, mamy tu cztery raty, możecie sobie to rozbić dowolnie. To wynika z harmonogramu prac, czyli koncepcja projektowa, wizualizacja, projekt wykonawczy, dokumentacja techniczna. Pierwsza rata w wysokości… będzie płatna w ciągu na przykład 5 dni od zakończenia pierwszego etapu pracy nad projektem. Zapłata pierwszej raty jest warunkiem przystąpienia do drugiego etapu prac, a opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia uprawnia wykonawcę do przedłużenia terminu wykonania projektu. Klient musi Wam zapłacić całość przed zakończeniem projektu, czyli przed przekazaniem mu dokumentacji technicznej. Podział na etapy projektu i przypisane im raty jest naszym zdaniem najlepszy. 

Dodatkowo umowa zawiera: zapis mówiący o przekazaniu praw majątkowych, możliwość wykonania sesji zdjęciowej w mieszkaniu, wskazuje osobę odpowiedzialną za kontakt z projektantem, obowiązek informacyjny zgodnie z RODO i załącznik, który dokładnie określa czym jest koncepcja projektowa, wizualizacja, projekty wykonawcze i dokumentacja techniczna. 

Koncepcja projektowa jest to przedstawienie w formie uproszczonego projektu, czyli zrzutu 2D, 2-3 wariantów układu funkcjonalnego projektowanego lokalu na podstawie rozmowy lub odpowiedzi na pytania odnośnie oczekiwań i wymagań klienta. Oprócz pokazania możliwych rozwiązań w lokalu, przebudowy ścian, powiększenia, pomniejszenia poszczególnych pomieszczeń daje możliwość przedyskutowania zasadności wszystkich oczekiwań, poruszenia wielu istotnych kwestii technicznych, czy przenalizowania możliwości budżetowych. Celem tego etapu projektu jest ustalenie ostatecznego układu funkcjonalnego, można go wybrać w sposób przedstawiania wariantów lub poprzez połączenie poszczególnych pomieszczeń z różnych koncepcji, pod warunkiem możliwości technicznych. Na tym etapie można dokonywać zmian określonych w umowie. Efektem jest układ funkcjonalny, który będzie realizowany w kolejnych etapach projektu. Standard wykonania tej koncepcji projektowej – jest to rzut płaski, w czarno-bieli, z zaznaczeniem ścian wewnętrznych, zewnętrznych lokalu, drzwi, pionów technicznych, symbolicznego przedstawienia mebli. Koncepcja projektowa nie uwzględnia wyboru konkretnych mebli, sprzętów, materiałów, kolorystyki, ani stylistyki wnętrza. Później jest wizualizacja przygotowana w kolorze z wykorzystaniem dostępnych modeli 3D, zbliżonych kolorystycznie materiałów wykończeniowych lub tekstur udostępnionych przez producentów. 

Teraz przechodzimy do pytań obserwatorów.

„Czy ta umowa tyczy się tylko projektantów będących na Vacie, czy jest w ogóle jakieś rozróżnienie?” Nie, wszystkie te zapisy w umowie są bardzo uniwersalne, dla wszystkich. 

„Co jeśli klient podpisał umowę ze zgodą na sesję, a potem nie wyraża zgody?” Wszelkie zgody zawsze można cofnąć, możemy przewidzieć na przykład karę umowną za cofnięcie takiej zgody. 

”Jak uchronić się przed wielokrotnym wykorzystaniem projektu przez inwestora”. Nie zabezpieczysz się przed tym uprzednio, tak samo, jak nie zabezpieczysz się uprzednio przed naruszeniem jakichkolwiek praw autorskich. Umowa jasno przewiduje, że dotyczy to jednej realizacji, więc jeżeli on to wykorzystuje szerzej, to narusza postanowienia umowy, narusza również Twoje prawa autorskie, więc możesz kierować do niego roszczenia z tytułu nienależytego wykonania umowy oraz z tytułu naruszenia praw autorskich. 

”Czy możemy nie przekazywać praw autorskich, żeby klienci nie mogli nic zmieniać?” W umowie mamy wprost wskazane, że klient nie może modyfikować i modyfikacje będą stanowić wkroczenie w prawa autorskie i będą nienależytym wykonaniem umowy. Każda ingerencja klienta w ten projekt będzie naruszać autorskie prawa osobiste. Oczywiście pozostaje kwestia egzekwowania tych obowiązków. 

„Wróćmy do pytania o podpisanie umowy online i ewentualnie rozwiązanie jej do 14 dni zgodnie z zawieraniem umów na odległość”. Ustawa o prawach konsumenta przewiduje, że jeżeli zawieramy umowę na odległość, to konsument ma prawo od niej odstąpić. W pewnych okolicznościach, to prawo do odstąpienia od umowy będzie wyłączone, ale w przypadku usług jest taka szczególna sytuacja, że możemy to prawo do odstąpienia wyłączyć, ale pod warunkiem, że konsument wyrazi nam zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi przed terminem do odstąpienia od umowy, a my tą usługę wykonamy w całości. 

Następne pytanie: „czy niniejsza umowa nosi znamiona umowy o dzieło, czy umowy zlecenie?” W większości o dzieło, bo wykonanie projektu jest dziełem, nadzór autorski bardziej jest umową o świadczenie usługi. 

„Ja mam pytanie, jeśli klient zapłaci zadatek, to jak z odstąpieniem, zwracamy zadatek?” Tak, jeżeli mówimy o tym konsumenckim odstąpieniu, 14-dniowym, to niestety tutaj zadatek nie podejdzie do możliwości zatrzymania, ponieważ odstąpienie nie jest z okoliczności leżących po stronie zamawiającego, tylko z uprawnienia, które mu przysługuje. To dotyczy relacji przedsiębiorca-konsument.

„Skoro w umowie jest usługa nadzoru – potencjalnie 23%VAT, to czy na projekt nadal możemy stosować stawkę 8%?” Generalnie, prawidłowo to też nie jest tak, że na sam projekt stosujesz stawkę 8%, bo powinno się rozdzielić wynagrodzenie za wykonanie projektu oraz wynagrodzenie za przeniesienie praw autorskich do projektu. I tylko za tą część dotycząca przeniesienia praw autorskich można zastosować 8%, warto w umowie przewidzieć, która kwota jest dokładnie za co, bo można się naciąć. 

„Czy w ramach pakietu przewidzieliście może jakiś czas na konsultacje, który pozwoli na dostosowanie projektu umowy do indywidualnych potrzeb?” Możemy sobie porozmawiać o jakichś rozwiązaniach, ale często klienci próbują to wykorzystać w ten sposób, że kupują szablon, a potem w ramach konsultacji chcą, żeby im to przerobić na indywidualną umowę. 

„Termin rękojmi –  czy jest jakoś ograniczony w umowie, czy to wynika z innych rozporządzeń, ustaw?” Rękojmią jest taka sytuacja, że ona wynika z przepisów prawa, w tym przypadku będziemy mówić o rękojmi za wady dzieła, do której odpowiednio stosuje się przepisy o rękojmi za wady rzeczy sprzedanej. Jeżeli ktoś z użytkowników umowy będzie chciał, może wyłączyć rękojmię, może ją ograniczyć w czasie, może zmodyfikować jej zasady.