WEBINAR z Kacprem Chmielowcem: Jak zorganizować pracę architekta bez stresu i odwlekania?

Moje doświadczenie jest takie, że jeśli ja nie zajmę się swoimi najważniejszymi zadaniami, czyli np. nagrywanie jakiegoś kursu, przygotowywanie się merytorycznie do szkolenia, albo takimi zadaniami, które wymagają pracy w skupieniu, tylko wejdę na Facebook’a, pójdę w stronę maili, to ja przepadłem. Nawet jeżeli już usiądę do tej najważniejszej pracy w drugiej części dnia, to ja zazwyczaj mam wtedy dużo mniej energii, ta praca będzie wykonana, bo się do niej przymuszę, ale ona nie będzie zrobiona z tak dobrą jakością, z jaką byłaby, gdybym zaczął od niej dzień. Jeśli ktoś ma taki styl pracy, gdzie zaczyna się rozkręcać wieczorem, to zostawienie sobie tych najważniejszych rzeczy na wieczór ma jak najbardziej sens. Jeśli ktoś jest przedsiębiorcą, prowadzi swoje biuro architektoniczne, czy jakąkolwiek działalność i czuje, że mógłby pracować trochę efektywniej, czyli szybciej się zbierać do realizacji zadań albo robić coś, żeby te terminy były realizowane w terminie, to zazwyczaj umawiamy się na kilka konsultacji, które odbywają się mniej więcej w odstępach dwutygodniowych. I podczas takiej godzinnej, czy półtoragodzinnej sesji ustalamy sobie cele na cały proces, na ilość spotkań, które nas czeka i w oparciu o to, ustalamy realne cele, co można osiągnąć i na czym komu zależy. A później z sesji na sesję ustalamy małe plany działania, które ktoś zazwyczaj przez dwa tygodnie wdraża, sprawdza co mu działa, co mu nie działa, albo gdzie jakieś elementy chce jeszcze usprawnić. Przeciętnie, co sześć minut ludzie sprawdzają maila albo komunikatory, jesteśmy „uzależnieni” od tej technologii, przez co ta technologia nas rozprasza i odciąga od prawdziwej, efektywnej pracy. Moje doświadczenia pokazują, że nawet jeśli ktoś widzi, że spędza jedną trzecią czasu na mailu, a drugą trzecią na Facebook’u i jedna trzecia zostaje mu na pracę, to faktycznie za dużo, ale dobra, ja tego potrzebuję, bo moi klienci czekają, potrzebują mojej pomocy. Pojedyncze działania, które się zaczynają można robić w zasadzie od zaraz, bo to są proste rzeczy, organizacja pracy z mailami, albo jasne listy rzeczy do zrobienia, zainstalowanie aplikacji, które pomagają pracować bardziej w skupieniu i ograniczają Facebook’a. Po takich czterech, pięciu spotkaniach zmiany są już naprawdę duże, bo z tygodnia na tydzień można pracować bardziej efektywniej i w perspektywie miesiąca, czy dwóch po prostu widać różnicę. 

Kolejne pytanie: „która pora dnia sprzyja robieniu kosztorysów i dokumentacji technicznej, a którą poświęcić na nadzory?” Jeśli chodzi o plan dnia na kosztorysy i dokumentację techniczną oraz na nadzory, to jest trochę inna praca. Z jednej strony praca nad kosztorysem i dokumentacją, które wymagają więcej skupienia, intensywnej pracy, tzw. pracy głębokiej. A nadzory wymagają od nas takiego bardziej spłycenia, i to są dwa rodzaje pracy, którą możemy wykonywać. Praca głęboka często wymaga zatrzymania się, skupienia i nie rozpraszania i na nią najlepiej jest poświęcać czas wtedy, kiedy mamy takie warunki, albo możemy sobie je stworzyć. Jeśli to jest pół godziny takiej intensywnej pracy, np. kiedy dziecko drzemie, to jest dobrze wykorzystany czas. Można robić wiele rzeczy naraz, ale nie można się skupiać na wielu rzeczach naraz, więc samo takie przełączanie się z zadania na zadanie już sprawia, że tracimy czas, że przestajemy być efektywni. W związku z tym, lepiej pracować w skupieniu wtedy, kiedy można sobie ten czas zorganizować tak, że nic nie będzie nam przeszkadzać. Jeśli chodzi o porę dnia, to już zależy od rytmu jaki ktoś ma, dla mnie osobiście, praca nad takim korowym biznesem, to jest godzina 9-14. To znaczy, ja telefony od klientów odbieram dopiero po godzinie 14 i to jest moja zasada, mój sposób pracy, który mi służy, bo wiem, że gdyby nie to, że wyznaczyłem jakieś zasady, to klienci dzwoniliby od poniedziałku do piątku od samego rana do momentu, kiedy to oni kończą pracę. Z drugiej strony, jeśli chodzi o nadzory, to jednak też należy się dostosować do tego, kiedy możemy się wybrać na te nadzory, więc to wszystko jest złożone. 

Kolejne pytanie: „czy można wyznaczyć godziny w ciągu dnia na kontakt z klientem i wykonawcą?” To nie jest intuicyjne, dla wielu osób może to być dziwne, wiele osób może nie chcieć tego zrobić z lęku przed tym, że stracą klienta, że współpraca nie dojdzie do końca, że ktoś będzie o nich źle mówił, albo będzie jakiś problem, o którym oni się dowiedzą później. Jest wiele barier, które stoi im na drodze, żeby to zrobić. Moje doświadczenie jest takie, że można to zrobić, co więcej, warto to zrobić, właśnie ze względu na to, że jeśli ciągle będziemy rozpraszani przez Facebook’a, przez telefony, przez naszą rzeczywistość, która nas otacza, świata nie obchodzi, co Ty teraz robisz, Twoich klientów nawet to nie obchodzi, ich obchodzi tylko to, że Ty masz pracować nad ich zadaniem. Ale z drugiej strony, żeby być fair, klientowi się przypomniało, to niech on ma prawo to nam powiedzieć, np. wysyłając maila, a my kiedy będziemy gotowi i chętni, to sprawdzimy tego maila i na niego odpowiemy. I to wtedy jest fair, bo klient sobie to zrzuca z głowy, a my zgłaszamy się wtedy, kiedy mamy na to przestrzeń, żeby w ogóle cokolwiek odpowiedzieć. Dla mnie jest to kwestia stawiania granic, ale też posiadania tych granic. Klienci muszą wiedzieć, że mogą do nas dzwonić w sytuacjach kryzysowych, alarmowych, w których nie potrafią sobie poradzić, od tego jesteśmy. Tylko trzeba rozgraniczyć, kiedy to jest sytuacja kryzysowa, kiedy jest naprawdę wymagana interwencja, a kiedy to jest tylko widzimisię. Trzeba zastanowić się, gdzie ja mam granice w relacji we współpracy z klientem i tą granicę później egzekwować i jasno o tym mówić na początku współpracy, jakie są moje zasady pracy, jak ona zazwyczaj wygląda. To co mi zazwyczaj pomaga w sytuacjach, gdzie ja czuję, że się rozpraszam, albo chciałbym komuś odmówić, jest taka technika asertywna, ona się nazywa techniką słonia, ja ją bardzo lubię. Wyobrażam sobie, że jestem dużym słoniem, wolnym i nie muszę się spieszyć z odpowiadaniem na cokolwiek, tylko wszystko mogę rozważyć i trzy razy przemyśleć zanim ostatecznie odmówię. Daję sobie czas, kiedy czuję, że zaczyna się takie naginanie rzeczywistości i swoich zasad, żeby się zastanowić, czy aby na pewno chcę się zgodzić, albo czy nawet chcę odebrać ten telefon. Zachęcam do tego, żeby oddawać odpowiedzialność klientom, przykładowo, jeśli klient dzwoni do mnie z czymś, co może sprawdzić w projekcie i on dostanie ode mnie tą informację, i zrobi to po raz kolejny i kolejny, to ja tak naprawdę nie uczę tego klienta samodzielności, tylko ja go od siebie uzależniam. Warto zastanowić się, co jest kosztem tego, że ja jednak nie stawiam tej granicy. Kosztem jest nasz czas wolny, czas z dzieckiem, z partnerem, relaksu, snu bardzo często, które wiele osób ponosi w imię budowania swojej marki, swojej pracowni, zdobywania kolejnych klientów. Ja tracę klientów przez to, że jestem bardziej asertywny. Ta nachalność w kontaktach, brak wyczucia co do godziny i sposobu kontaktu może wynikać z pewnego przekonania klientów, czy wykonawców na temat naszej pracy. Jeśli klient nie rozumie naszej pracy, bo nie wie do końca na czym ona polega, bo nie ma specjalistycznej wiedzy, to myślę, że w naszym interesie jest, żeby mu to wytłumaczyć na tyle prosto, żeby on zrozumiał, jaka to jest wartość, jakie on ma z tego korzyści, ale też jakie to jest pracochłonne. 

Pytanie: „jak okiełznać klienta, który do kontaktu ze mną i wszelkich ustaleń używa wszystkich możliwych komunikatorów, choć prosiłam i uczulałam kilkakrotnie o kontakt mailowy i telefoniczny?” Jeśli prosiłaś o kontakt telefoniczny, czy mailowy, a dostajesz na trzech różnych komunikatorach, to pytanie, co z tymi wiadomościami robisz. Jedyne co ja odpisuję zazwyczaj to „napisz mi proszę w tej sprawie maila”. Bo to jest egzekwowanie granic, które postawiłem, kiedy już o to proszę, a ktoś nie respektuje tej granicy, to ja dalej mogę poprosić „słuchaj, napisz mi w tej sprawie maila z większą ilością szczegółów”. 

Kolejne pytanie: „jak zaplanować pracę w domu, w czasie choroby czy opieki nad dzieckiem?” Pierwsze, co przychodzi mi do głowy, to przestań pracować, zajmij się dzieckiem, to jest taka najprostsza odpowiedź, co jest dla Ciebie ważniejsze, to że klient dostanie projekt na czas i się do Ciebie uśmiechnie, czy to, że będziesz w stanie poświęcić więcej czasu swojemu dziecku. Jeśli dziecko jest małe i czasami drzemie, to to jest nasza szansa, żeby ten czas jakoś wykorzystać. Nie przychodzi mi do głowy żadne uniwersalne rozwiązanie, nie ma tu czegoś takiego jak złota rada. Czasami nie idzie tego pogodzić. Zawsze będzie milion zadań do zrobienia, projektów, klientów do pozyskania, to zawsze będzie tak kuszące, tak nęcące, zwłaszcza, że jeszcze trzeba być perfekcyjną panią domu. Tych ról do spełnienia jest tyle, że nie idzie wyrobić, życia nam nie starczy. Dla mnie jedną z odpowiedzi jest to, żeby eliminować i świadomie podejmować decyzje co do tego, czego nie zrobię. Bo na pytanie: co dzisiaj zrobię? Może się pojawić milion myśli, muszę ugotować obiad, chcę się pobawić z dzieckiem, zaplanować wieczór z partnerem, no i klienci, kilka kosztorysów. Pytanie jest z czego zrezygnujesz, dla mnie to jest takie zatrzymanie się w tym pędzie i zastanowienie, z czego ja naprawdę mogłabym zrezygnować, albo z czego chcę zrezygnować. Bo być może na ten moment jestem w stanie zacisnąć zęby. Moment, w którym poznasz osobę, która jest taka medialna, która ma świetny wizerunek i widzisz jej prawdziwe życie i masz taką refleksję, konfrontujesz ten obraz, który tworzą social media z rzeczywistością, to rzeczywistość zawsze wygrywa. Moment, w którym przestajesz się ścigać, to moment, w którym wygrywasz. Przyznanie się do tego, że jest się słabym, jest pierwszym punktem do jakiejkolwiek pozytywnej małej zmiany, odpuszczenia sobie poczucia winy, wewnętrznej walki, czy frustracji, które sami na siebie nakładamy tylko dlatego, że ktoś pokazuje taki pozytywny wycinek swojego życia, zamiatając całe błoto pod dywan. 

„Jak media społecznościowe odwracają naszą uwagę i dlaczego tak się dzieje?” Dla mnie punktem wyjścia jest uświadomienie sobie, jaki model biznesowy mają social media. Przede wszystkim taki, że ich celem jest skupienie uwagi jak największej ilości osób po to, żeby zarabiać na tym pieniądze. To wszystko jest zaprojektowane, każdy piksel Facebook’a jest tak przemyślany, żeby był i wciągający, i uzależniający i żeby nie dało się z tym wygrać. Oni wykonują świetnie swoją pracę, a my i nasza uwaga jest ich zasobem, my jesteśmy tylko towarem. Dla mnie punktem wyjścia jest, że stawiam z jednej strony siebie, a z drugiej strony setki, tysiące ludzi, specjalistów, których jedynym celem jest mnie wciągnąć. Media społecznościowe zawsze będą wciągające i zawsze będą odwracały naszą uwagę. Pierwsze pytanie jest, po co ja wchodzę na Facebook’a? Jeśli wchodzę po to, że teraz będę sprawdzać, czy klienci do mnie nie napisali, albo wchodzę po to, żeby wrzucić jakiś post, sprawdzić co na grupach, w których się udzielam i działam biznesowo, to świetnie, to są bardzo szczytne cele, więc warto mieć świadomość tego po co. Jeśli to są cele biznesowe, wejdź na Facebook’a, zrób to, natomiast na przykład nastaw sobie budzik na najbliższe trzydzieści minut, że dajesz sobie tylko i wyłącznie ten czas. Punktem wyjścia jest jakakolwiek lista zadań, bo jeśli masz listę zadań, to jesteś w stanie wrócić do czegoś, co Cię nawiguje cały czas, nawet mimo tego, że uwagę odciągają inne rzeczy. Ja bym wyznaczył konkretne godziny do korzystania z Facebook’a. 

„Jakie aplikacje pomagają w efektywnej i skupionej pracy?” Dla mnie taką podstawą jest Microsoft To Do, to jest miejsce, w którym ja zarządzam projektami. Inną bardzo dobrą aplikacją jest To Do Lists, trochę bardziej zaawansowana wersja do zarządzania projektami, które są trochę bardziej złożone. Korzystam też z kalendarza, plus wszelkiego rodzaju aplikacje do umawiania spotkań. Używam także Forest App, to jest aplikacja do techniki POMODORO. Chodzi o to, że jak jest ta głęboka praca, praca w skupieniu, praca nad kosztorysem, wtedy wyznaczam sobie czas na 25 minut i w tym czasie wyłączam telefon, odłączam się od poczty, wszystkich social mediów, pracuję nad tym. Po tym jak mija 25 minut, robię sobie 5-10 minut przerwy, w zależności od tego, kto ile potrzebuje i w takich blokach się skacze pomiędzy przerwą, a pracą. 

„Jakie nawyki wypracować, aby zapanować nad swoim dniem pracy i przestać zarywać nocki?” Dla kogoś będzie to poranna kawa, która dodaje mu energii na cały dzień. Nie ma czegoś takiego jak nawyki, które są super skuteczne. To nie chodzi o to, żeby ślepo coś naśladować, tylko robić to, co warto robić regularnie. I do tego służą nawyki. Z nawyków, które ja mam, to ja zaczynam dzień od planowania, czyli pierwsze co odpalam, to lista zadań i robię sobie listę na dany dzień, tych zadań mam wpisanych w różne projekty bardzo wiele, ale ja podejmuję każdego dnia decyzję, czym zajmę się w tym dniu, który nadchodzi. Do tego mam też taki rytuał, który kończy mi pracę. Jeśli mam skończyć pracę na dany dzień i nie zarywać tych nocek, a ja wiem, że mam jeszcze do zrobienia dużo rzeczy, a jestem już tak zmęczony, że nie będę w stanie tego dokończyć i widzę, że to jest takie udawanie, że ja pracuję, to ja robię sobie taki rytuał, gdzie sprawdzam po raz ostatni pocztę, sprawdzam które zadanie wykonałem, a które nie i planuję kiedy mam je wykonać świadomie, czyli OK, dzisiaj tego nie robię, odpuszczam. Przeplanowuję sobie te zadania na jutro, pojutrze i moment, w którym ja zamykam moje zadania, moją pocztę, to jest moment, w którym ja zamykam dzień i jak zamknę laptopa, to jest zakończenie pracy. To jest takie mentalne wyłączanie się, już nie ma czegoś takiego, jak sięganie do telefonu, daję sobie przyzwolenie na koniec pracy. To jest kwestia decyzji i wyboru, jeśli ktoś będzie chciał sprawdzać pocztę po nocy, w porządku, jego decyzja. Ja osobiście uznaję za coś, co mi nie służy, każdy ma wyczucie co mi dobrze robi, co mi źle robi, a jednak czasem robimy rzeczy, które nas rozpraszają, które nam nie pomagają. Inną rzeczą jest zapisywanie wszystkiego, co mi chodzi po głowie, to jeden z kluczowych nawyków, który moim zdaniem, pozwala być spokojnym człowiekiem. My nie jesteśmy cyborgami, my mamy ułomną pamięć i godzę się na to, mam kartkę, ołówek, telefon i mogę sobie to zapisać. Ten moment, w którym to zapisuję, to moment, w którym ściągam to z głowy. Możliwości zarabiania pieniędzy zawsze będzie więcej niż czasu, żeby to przerobić. Biznes robi się też decydując, czego się nie zrobi i to jest także na co dzień. To jest pytanie, co mogę zrobić mniej, co mogę zostawić, bez czego świat się nie zawali i taka świadoma prokrastynacja. Nie można być bardziej efektywnym niż żyjąc tu i teraz. 

„Co zrobić żeby wyjść z zaległości, mając bieżące sprawy na głowie”. I drugie pytanie, bardzo podobne: „jak nadrobić zaległą pracę, jeśli bieżącej jest dużo?” Jest taka metoda 3 gwoździ. To jest tak, że przykładowo ktoś podchodzi do Ciebie i mówi: „słuchaj Iza, mam prośbę, czy mogłabyś mi wysłać taki plik i zrobić jeszcze kosztorys, będę Ci bardzo wdzięczna. A Ty mówisz: „słuchaj, OK,  przypomnij mi się proszę mailem”. Po czym dostajesz tego maila, mówisz: „OK, teraz mam dużo pracy, czy mogłabyś mi jeszcze przypomnieć o tym w przyszłym tygodniu, to wtedy to zrobię od razu”. Jeśli ktoś Ci się przypomni po raz trzeci, jest taki moment, że wiesz, że jemu to nie jest obojętne, że to nie jest tylko zachcianka, więc to po prostu robisz, ale dopiero wtedy, kiedy dwa razy to odwlekłaś w czasie. To jest taki sposób na to, aż sprawy nas same dogonią. Jeśli mam zaległości i bieżącej pracy mam wiele, to świadomie rezygnuję z części tych zadań, albo ustawiam je w takiej kolejności i idę ciągiem. Jedną z najprostszych metod wyznaczania priorytetów jest to, że wyznacza się listę, natomiast na tą listę wpisuje się maksymalnie sześć zadań, nie więcej. I te sześć w kolejności się układa od najważniejszego do najmniej ważnego i tyle, i się robi od pierwszego, jak się skończy pierwsze, dopiero się bierze za drugie itd. itd. Nie robi się nic innego, tylko kolejne zadanie i kolejne, aż do samego końca, jeśli coś zostaje na sam koniec dnia, to zostaje przepisane na kolejny dzień. I gra się zaczyna od początku, nie można być bardziej efektywnym niż robiąc to. Jeśli chcesz, zawsze znajdziesz sobie coś do zrobienia, kolejnego klienta do pozyskania, kolejny projekt do zrobienia, jest tylko pytanie co chcesz. Bo dla mnie to jest tak, że możesz robić wszystko, ale nie naraz, nie przeskoczysz tego. Jeśli się gromadzi, to może jest pytanie, może to jest pora w moim biznesie, żeby kogoś zatrudnić, to mnie odciąży od najprostszej, bieżącej, biurowej pracy. 

Ktoś tu zadał pytanie, jak szczegółowe muszą być listy zadań? Czy do zadań dopisywać procentowy udział zadań w ciągu dnia, ustalać w jakich godzinach mamy zadanie zrobić? Co do zadań, to nie ustalałbym godzin, ponieważ my jako ludzie, jesteśmy bardzo słabi w planowaniu. Jeśli nam się wydaje, że coś nam zajmie dwie godziny, to często jest tak, że tam jest jakiś problem i zajmuje nam to 2,5-3 godziny. Nie wrzucałbym tego w kalendarz, w kalendarzu trzymałbym tylko te rzeczy, które są nienaruszalne, jak np. spotkanie z klientem, umówiony telefon, wizyta u fryzjera. Można sobie wyznaczyć czas, jaki chcę poświęcić na to zadanie w przypadku gdy jestem perfekcjonistą i wiem, że trochę przesadzam. Przy wyznaczaniu listy zadań ważne jest, aby wiedzieć co jest następnym krokiem, którego nie chcę pominąć. Listy są takim sprawdzaczem nas z jednej strony, że ja wiem, że niczego nie pominę, że idę krok po kroku i to zmierza w dobrą stronę. Bo jeśli wchodzimy w temat odkładania na później, to wiąże się to z tym, że ja nie wiem co mam zrobić tak naprawdę, bo nie wiem, jaki jest pierwszy krok. Poziom szczegółowości niech będzie taki, żeby pozwolić nam zacząć, żeby samo zapisywanie nie zajęło więcej czasu niż zrobienie tych zadań, bo to będzie bez sensu.

Ostatnie pytanie: „jak zabrać się za rzeczy, które ciągle odwlekamy?” Pogódź się z tym, że tego nie lubisz i będziesz to robiła na ostatnią chwilę. A druga myśl, to pytanie, komu mogłabyś to ewentualnie zdelegować, albo co zrobić, żeby to zautomatyzować. Ja jestem fanem robienia mniejszej liczby zadań, ale kluczowych. Jeśli mogłabyś to oddelegować, a tego nie lubisz, to założę się, że są osoby, które to uwielbiają i chętnie to wykonają. Jest pytanie na takim małym poziomie, co ja mogę zrobić, żeby to ruszyć. Przykładowo, jak ja mam coś takiego ogromnego do zrobienia, albo coś, czego nie lubię robić, to zauważyłem, że ja lubię być dokładnym w tym co robię. Ja zaczynam np. gotowanie od sprzątania i to jest mój sposób, gdzie ja wiem, że tego nie lubię, więc posprzątam, bo przynajmniej jak mam ładnie, to gotowanie staje się trochę bardziej przyjemne. Robię tak małe rzeczy, które mnie nawet nie przerażają, bo często odkładamy zadania, które są dla nas niewygodne, których się boimy, których nie lubimy, do których jesteśmy uprzedzeni, tam jest dużo emocji z tym związanych. Dla mnie takim prostym krokiem jest sprowadzenie tego do najmniejszej wykonalnej czynności. Najgorzej jest zacząć, bo jak już robisz, to lecisz, ale jeśli dasz sobie takie przyzwolenie, że możesz odpuścić w każdej jednej chwili, to może się okazać, że zrobisz więcej.